Aplikasi e-Procurement PT. PLN (Persero)

Sebagai BUMN yang wajib menerapkan prinsip Good Corporate Governance (GCG) atau dikenal dengan tata kelola Perusahaan yang baik dalam aspek bisnis dan pengelolaan perusahaan pada semua jajaran perusahaan, PLN menyusun tatakelola Teknologi Informasi dalam lingkup bisnis dan pelaksanaan pengelolaan perusahaan. Dukungan Teknologi Informasi dapat meningkatkan kapabilitas perusahaan dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi. Aspek kunci dari prinsip GCG meliputi adil, responsibilitas, transparansi, independensi, akuntabilitas, keselarasan dan kewajaran serta tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan Panduan Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi BUMN (IT Governanve), seluruh BUMN diminta untuk melaksanakan GCG pada setiap aspek bisnis dan juga pengelolaan perusahaan pada semua jajarannya.

Hal ini dapat mencerminkan dengan sangat baik suatu proses pengambilan keputusan juga leadership dalam penyelenggaran tata kelola Teknologi Informasi.
E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait dengan Informasi Stok Material PLN, Penyusunan HPS, dan Monitoring Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun 2003 menetapkan agar PLN mengoptimalkan eProc yang sudah dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal dan tercapainya inventoru PLN yang efisien. Proses pengadaan secara manual dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari.

Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi eProc mampu membawa manfaat bagi Perusahaan yakni adanya standardisasi proses pengadaan, terwujudnya transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi eProc dapat teratasi dengan adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan untuk menggunakan eProc sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang bersifat fleksibel.
Ruang lingkup eProc PLN dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan utama, antara lain : Cataloging Information System, Supply Chain Management (SCM) System, Portal e-Proc PLN. Pada kebutuhan Cataloging Information merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog material (MDU, sparepart, SCADA, Pembangkit, Bahan Bakar, dll); sharing informasi dari persediaan, bursa, harga satuan, HPS, daftar pemasok; menyusun daftar rencana pengadaan material. Pada kebutuhan SCM System merupakan perwujudan dari pengadaan material melalui bursa antar Unit PLN, pengadaan barang/jasa melalui e-bidding dan e-auction. Sedangkan sarana portal eProc merupakan usaha untuk memberikan hosting portal kepada pihak lain yang inign menggunakan jasa layanan pengadaan barang/jasa, memberikan layanan promosi/iklan melalui portal eProc, dan menjadi pusat penyedia informasi.

Selama tahun 2005-2008, eProc mencatat saving sebesar 4,56% terhadap realisasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS), yakni Rp.249,40 Milyar dan pengehematan sebesar Rp.1,6 Trilyun dari Realisasi Rencana Anggaran Biaya (RAB) terhadap Total RAB. Sedangkan total pengadaan yang telah direalisasikan melalui e-Proc selama 4 tahun tersebut adalah sebanyak 3352 pengadaan dari total rencana sebanyak 5071 pengadaan atau 66,1%. Jumlah realisasi pengadaan yang dilakukan melalui e-Proc terhadap rencana pengadaan cenderung meningkat dari tahun 2005 hingga tahun 2008 dengan rata-rata pertumbuhan realisasi pengadaan sebesar 63.91% setiap tahunnya. Sedangkan pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2008 terjadi penpenurunan pertumbuhan sebesar 5,89%. Sedangkan pada tahun 2008, e-Proc berhasil mencatat saving sebesar Rp.90,80 Milyar atau sebesar 4.91% berdasarkan Perolehan HPS terhadap Realisasi HPS dan sebesar Rp.457,9 Milyar atau sebesar 8,06% terhadap Realisasi RAB.
Penekanan terhadap HPS tersebut dapat diraih dengan pelaksanaan e-Auction pada pengadaan melalui pelelangan umum, seleksi umum, dan lainnya. e-Auction adalah teknik penyampaian penawaran harga melalui eProc PLN dimana harga yang sudah disampaikan tersebut dikompetisikan di antara CPBJ selama selang waktu tawar menawar yang ditentukan. Aplikasi eProc PLN merupakan representasi dari Kepres 080 tahun 2003 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sehingga implementasi eProc nanti dapat dijadikan acuan (benchmark) bagi Instansi Pemerintah atau BUMN lainnya.
(Tim eProc PLN - eP&PNA)

"e-PROCUREMEN PT.PLN (PERSERO) adalah salah satu program yang sangat membantu PLN, untuk mendukung implementasi
GCG dalam mewujudkan transparansi, control, keadilan
(fairness), penghematan biaya dan mempercepat
proses pengadaan, juga mencegah korupsi dan
pada gilirannya meningkatkan Citra Perusahaan"

Fahmi Mochtar
DIRUT PT PLN (Persero)

                alam perkembangannya, eProc PLN     

D

       menjadi aplikasi yang mampu               mendukung pelaksanaan perwujudan kinerja yang lebih baik kalangan internal PLN. Penghematan Realisasi HPS terhadap Total RAB dan Total HPS merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan aplikasi tersebut. Dari sisi publikasi pengadaan di media cetak, eProc mampu memberikan kontribusi yang baik dengan memberikan penghematan sebesar Rp.6,6 Milyar per tahun dengan rata-rata pengadaan per tahun adalah 660 buah dan rata-rata biaya publikasi per pengadaan adalah Rp.10 Juta.

Dengan adanya pertumbuhan user pada tahun 2008, yakni lebih dari 12000 user eksternal (calon penyedia barang/jasa), dan 4000 diantaranya yang masih dilakukan verifikasi, terdapat peluang bisnis yang mampu menjadikan sistem dan aplikasi tersebut sebagai salah satu profit center dari PT. PLN (Persero). Di antaranya adalah :
· Iklan tetap di portal E-Procurement (corporate advertising or marketing) dengan prediksi pertumbuhan user adalah 20% per tahun hingga tahun 2011;
· SMS Mobile untuk penyedia informasi terkait pengumuman pengadaan, proses pengadaan, hingga penunjukan pemenang;
· Bekerja sama dengan situs pencarian informasi (dengan jumlah hit 20.000 per hari dengan prediksi pertumbuhan hit adalah 10% per tahun hingga 2011), serta mewujudkan konsep marketplace.

Portal tersebut juga dapat di-hosting oleh perusahaan lain yang ingin melakukan pengadaan, tanpa harus membangun jaringan infrastruktur dan aplikasi terlebih dahulu, hanya dengan melakukan kerja sama dengan PT.PLN (Persero) dalam menyediakan layanan tersebut agar mampu mewujudkan efisien pengelolaan pengadaan barang/jasa. Hal tersebut merupakan modal untuk mengembangkan eProc PLN jadi lebih baik.

Jika aplikasi eProc sudah bisa menjadi salah satu profit center dari PT.PLN (Persero), maka tidak menutup (Persero), maka tidak menutup kemungkinan bisa dikembangkan untuk menjadi Unit Bisnis atau Anak Perusahaan dari PT.PLN (Persero) yang mampu mengelola seluru proses bisnis e-commerce internal dan beberapa bagian bisnis eksternal.
(Tim eProc PLN—eP&PNA).